Este artículo muestra una alternativa a nuestro artículo anterior que ha gustado mucho sobre como enviar correos gmail desde Excel, puedes darle una hojeada.
Así que en este artículo vamos a hacer algo diferente, vamos a utilizar Google Sheets como herramienta de hoja de calculo.
¿Has utilizado Google Sheets?
Es una hoja de Calculo de Google y se maneja en la nube, quiere decir que no necesitas licencias ni estar atado a versiones especificas de escritorio como Microsoft Excel.
Para esto voy a mostrarte el paso a paso sencillo de como puedes enviar correos desde Google Sheets, vale?
Puede que sean varios pasos al inicio para configurar el envío de correo desde Google Sheets, pero es bastante útil.
Requisitos
Conocer algunos conceptos sobre Google Sheets.
- Google Sheets: Es una hoja de calculo en la nube que se maneja directamente desde un navegador web.
- Apps Script: Es un entorno de desarrollo de scripts que permite la creación de macros y automatización de tareas en las aplicaciones de Google, similar a la funcionalidad que ofrece VBA en Microsoft Excel..
Tener en cuenta que este artículo funciona únicamente para enviar correos desde la cuenta de Gmail donde se encuentra el archivo de Google Sheets
Preparación Inicial de Google Sheets
Antes de sumergirnos en la creación de correos electrónicos automatizados, es fundamental realizar algunos pasos que voy a detallar a continuación.
1. Crear un archivo de Google Sheets
Para crear el archivo debes ir a tu Drive en Google y crear el archivo de Google Sheets o ir directamente a https://sheets.google.com.
Allí debajo de la opción «Crear una hoja de cálculo» das clic en donde dice «En Blanco» y listo.
Esto lo que hace es crear un archivo de Google Sheets.
2. Crear un primer codido en Apps Script facil
Para esto necesitas ir al menu superior y dar clic en «Extensiones» luego das clic en «Macros» y luego «Grabar Macro«.
Con eso vas a empezar a grabar una macro de la misma forma en que lo hacíamos en Microsoft Excel.
Para hacer una macro muy fácil simplemente selecciona una celda y luego escribe «hola«.
Luego de esto da clic en la opción «Guardar» para que se guarde esa sencilla macro.
Después te va a salir una ventana donde debes escribir el nombre de la macro, para el ejemplo pon «EnviarCorreo«.
Y da clic en «Guardar«. y listo! con eso ya tienes tu primer macro en Google Sheets de manera super simple.
3. Editar la macro
Ahora vamos a ver donde guardó nuestra macro para editarla y poner nuestro código de envío de emails, para esto vamos al menú superior en la opción «Extensiones» y luego la opción «Apps Scripts«, esto te va a abrir otra ventana donde se encuentra nuestra macro.
El archivo donde guardó nuestra macro tiene la extensión «.gs».
Para probar que todo funcione bien simplemente vamos a dar clic en el botón «Ejecutar«, con esto nos va a salir una advertencia donde debemos seleccionar «Revisar permisos«.
Luego seleccionamos nuestra cuenta.
Con esto ya autorizamos los accesos para ejecutar macros en Google Sheets, por si de pronto te sale otra advertencia te cuento como hacer.
Puede que te salga una ventana que dice «Google no ha verificado esta aplicación» esto por ahora es correcto, da clic en «Configuración Avanzada«.
y luego un link dice «Ir a Proyecto sin titulo» o sale el nombre de la hoja de Google Sheets(si lo has cambiado).
Luego de esto le das clic en «Permitir«.
Lo importante acá es que esto se va a realizar una única vez y Google lo hace por temas de seguridad de la cuenta.
Acá puedes editar la macro a tu gusto, pero en nuestro caso vamos a seguir con el código para enviar mensajes desde Google Sheets.
4. Conectar la macro a un botón
Ahora volvemos a la hoja de Google Sheets y vamos a crear un botón, para esto vamos a la opción en el menú superior «Insertar» y luego la opción «Dibujo«, esto abre una ventana. Allí vamos a seleccionar la opción «forma» y luego «Formas» acá lo que hacemos es arrastrar el mouse para crear un botón.
Luego le damos doble click y escribimos el texto del boton, en este caso sería «Enviar Correo«, y arriba a la derecha le damos «Guardar y Cerrar«.
Luego de esto ya tenemos un botón! ahora vamos a darle clic derecho y seleccionamos los 3 punticos que aparecen arriba a la derecha del botón, en este listado seleccionamos «Asignar secuencia de comandos«.
Nos va a salir una ventana donde nos pregunta «¿Qué secuencia de comandos quieres asignar?» esto básicamente es el nombre de nuestra macro, en nuestro caso es «EnviarCorreo«. y damos clic en «Aceptar«
Ahora ya puedes borrar la celda donde escribiste «hola» y volver a dar clic en el botón para que veas lo que sucede.
Lo que hace es ejecutar la secuencia de comandos que ya guardamos donde escribimos «hola» en una celda! te sirvió?
5. Enviar un correo sencillo desde Google Sheets
Ahora ya tenemos nuestra macro y la tenemos conectada a un botón, lo que nos falta es enviar un correo.
Para esto vamos a editar la macro, entonces abrimos de nuevo el menu superior y seleccionamos la opción «Extensiones» y seleccionamos la opción «Apps Scripts«, esto nos lleva de nuevo a nuestras macros.
Vamos a borrar el código dentro de la función «EnviarCorreo» y dentro de esta función vamos a poner lo siguiente:
function EnviarCorreo() {
const destinatario = "tucorreo@gmail.com";
const asunto = "Mensaje desde Google Sheets";
const mensaje = "Este es el contenido del mensaje desde Google Sheets";
GmailApp.sendEmail(destinatario,asunto,mensaje)
};Este es todo el código que necesitas para enviar un correo, luego de esto vamos a dar clic en «Ejecutar» para probar que funcione nuestro envío de correo, puede que te salga de nuevo la ventana para permitir la ejecución de este script, para esto sigues los pasos de arriba para permitir los accesos.
Luego de esto ve al buzon a donde enviaste el correo y verifica que ya se haya enviado el correo.
6. Obtener el correo el asunto y el mensaje del correo desde celdas
Ya funciona toda la macro, este paso es ir mejorando nuestro código para que quede mas dinámico.
Entonces vamos de nuevo a la hoja de Google Sheets y vamos a crear una plantilla sencilla donde va correo, asunto y mensaje.
Entonces en nuestro script de Google Apps Script, utilizaremos métodos para obtener los datos necesarios desde las celdas de nuestra hoja de cálculo. Esto nos permitirá enviar correos personalizados a cada destinatario.
Entonces vamos a poner el siguiente código para obtener los valores de las celdas para obtener el destinatario el asunto y el mensaje.
//Obtener la instancia de la hoja activa
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
// Obtener la dirección de correo electrónico desde la celda A2
const destinatario = sheet.getRange("B3").getValue();
// Obtener el asunto del correo desde la celda B2
const asunto = sheet.getRange("C3").getValue();
// Obtener el mensaje del correo desde la celda C2
const mensaje = sheet.getRange("D3").getValue();7. Enviar el mensaje con los valores dinámicos
Lo único que toca adicionar es lo siguiente para enviar el objeto con la información dinámica
// Enviar el correo electrónico
GmailApp.sendEmail(destinatario, asunto, mensaje);Y con este código ya puedes enviar correos desde Google Sheet, interesante verdad?
Enviar múltiples correos desde Google Sheets
Vamos a modificar un poco el código para que se pueda enviar a múltiples correos, para esto vamos simplemente adicionar varios correos a nuestra lista de Google Sheets.
Vamos a modificar nuestra función al siguiente codigo:
//Obtener la instancia de la hoja activa
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
const rango = sheet.getRange("B3:D");
const valores = rango.getValues();
const cantidadRegistros = valores.filter(item=>item[0]).length; //Identificar la cantidad de registros
for(let row = 0; row < cantidadRegistros; row++){
// Obtener la dirección de correo electrónico desde la celda A2
const destinatario = valores[row][0];
// Obtener el asunto del correo desde la celda B2
const asunto = valores[row][1];
// Obtener el mensaje del correo desde la celda C2
const mensaje = valores[row][2];
// Enviar el correo electrónico
GmailApp.sendEmail(destinatario, asunto, mensaje);
}Si quieres el archivo de ejemplo por favor me escribes por la pagina de contacto y te envío el link.
Conclusiones
Ya aprendiste como enviar correos de Gmail desde Google Sheets, ya te queda a ti personalizarlo para adaptarlo a tus necesidades.
Si te interesa mas contenido relacionado con Google Sheets hazmelo saber en la pagina de contacto
Si quieres ver mas ejemplos que tenemos visita nuestro Blog
Espero te guste!